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Komfortkasse kann automatisch Briefe (z.B. Mahnungen) an Ihre Kunden versenden.


Möglichkeiten

In den Einstellungen können verschiedene Optionen festgelegt werden, um dem automatischen Briefversand zu steuern.

Folgende Dokumente können automatisch versendet werden:

  • Rechnung
  • Zahlschein
  • Zahlungserinnerung/Mahnung

Beim Versand von Zahlungserinnerungen/Mahnungen oder Rechnungen kann optional zusätzlich ein Zahlschein mitgesendet werden. Der Zahlschein wird dabei auf das Land des Empfängers angepasst (Deutschland/Österreich/Schweiz) und mit allen notwendigen Informationen vorausgefüllt. Für die Schweiz kann auch eine QR-Rechnung versendet werden.


Bei Rechnungen und Zahlscheinen wird unterscheiden, ob der Versand nur stattfindet wenn Liefer- und Rechnungsadresse abweichen oder auch wenn Liefer- und Rechnungsadresse übereinstimmen. Das ist z.B. sinnvoll, wenn die Rechnung standardmäßig der Lieferung beigelegt wird: dann kann die Rechnung automatisch an die Rechnungsadresse versendet werden.

Wenn Liefer- und Rechnungsadresse abweichen kann zusätzlich ausgewählt werden, dass Briefe nicht nur an die Rechnungsadresse, sondern auch an die Lieferadresse gesendet werden.


Zusätzlich kann in den Erweiterten Einstellungen hinterlegt werden, dass automatisch ein Brief versendet wird, wenn eine E-Mail unzustellbar ist. In diesem Fall können auch Zahlungsinformationen per Brief versendet werden.


Einschreiben

Briefe können optional als Einschreiben versendet werden. (In Deutschland werden diese als "Einschreiben Einwurf" zugestellt.)


Empfohlene Einstellungen

Wir empfehlen folgende Einstellungen:

  • Rechnung (abweichende Lieferadresse)
  • vorletzte Mahnung
  • letzte Mahnung (als Einschreiben)


Wenn das automatische Inkasso verwendet wird, empfehlen wir dringend, zumindest die letzte Mahnung vorab als Brief zu versenden. So können Inkasso-Fälle vermieden werden die nur dadurch zustande kommen, dass E-Mails nicht zugestellt werden können oder nicht gelesen werden.


Sonderfälle

In Ausnahmefällen wird automatisch ein Brief erzeugt. Das ist z.B. dann der Fall, wenn eine Rückerstattung erzeugt wird, zu der keine Bankverbindung vorhanden ist und zu der auch keine E-Mail versendet werden kann (oder keine E-Mail Adresse vorhanden ist), aber eine Adresse des Zahlungsempfängers vorhanden ist. In diesem Fall erhält der Zahlungsempfänger einen Brief mit einem Link, um die Bankdaten hinterlegen zu können.


Unzustellbare Briefe

Wenn ein Brief unzustellbar ist, wird dies durch den Zusteller elektronisch gemeldet. In diesem Fall erhalten Sie eine Benachrichtigung mit der Begründung (z.B. "Adresse unvollständig"). Der Brief wird nicht geöffnet und datenschutzkonform vernichtet. Wenn erforderlich, kann die Adresse korrigiert werden. (Dies erfolgt direkt im Shopsystem, anschließend müssen die Daten neu an Komfortkasse übertragen werden.) Danach kann der Brief neu erzeugt und versendet werden.

In manchen Fällen kann es vorkommen, dass ein unzustellbarer Brief an Ihre Absenderadresse retourniert wird.


Preise

Der Preis für den Briefversand setzt sich zusammen aus Druckkosten und Porto. Details siehe Preisübersicht.