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Mit der Billbee-Anbindung können Sie Bestellungen aus Billbee automatisch in Komfortkasse importieren. Komfortkasse gleicht die offenen Rechnungen mit Ihren Bankbewegungen ab, markiert bezahlte Bestellungen und kann den Bestellstatus in Billbee automatisch aktualisieren.
1. Voraussetzungen
- Ein aktives Billbee-Konto.
- Ein aktives Komfortkasse-Konto.
- Rechnungen müssen in Billbee eine Rechnungsnummer haben – Bestellungen ohne Rechnungsnummer werden beim Import übersprungen.
2. Billbee API-Zugangsdaten erzeugen
- Melden Sie sich in Ihrem Billbee-Konto an.
- Navigieren Sie zu Einstellungen → Benutzer (bzw. Settings → User).
- Scrollen Sie zum Abschnitt API-Passwort (bzw. API password). Falls noch kein API-Passwort vergeben ist, klicken Sie auf Neues Passwort generieren.
- Notieren Sie sich folgende Werte – Sie benötigen sie im nächsten Schritt:
- Benutzername (E-Mail-Adresse) – die E-Mail, mit der Sie sich bei Billbee anmelden.
- API-Passwort – das soeben generierte Passwort (nicht Ihr Login-Passwort!).
Hinweis: Der API-Schlüssel (API Key) von Komfortkasse ist bereits in der Anbindung hinterlegt. Sie benötigen lediglich Benutzername und API-Passwort aus Billbee.
3. Komfortkasse einrichten
- Melden Sie sich bei Komfortkasse an.
- Gehen Sie zu Einstellungen → Shops.
- Klicken Sie auf Shop hinzufügen und wählen Sie als Shopsystem Billbee aus.
- Geben Sie die API-Zugangsdaten ein:
Feld in Komfortkasse Wert Benutzername Ihre Billbee-Login-E-Mail-Adresse API-Passwort Das API-Passwort aus Billbee (siehe Schritt 2) - Konfigurieren Sie die Zahlungsarten-Zuordnung (siehe Abschnitt 4).
- Klicken Sie auf Speichern.
4. Zahlungsarten und Status zuordnen
Komfortkasse unterstützt drei Zahlungsarten-Gruppen. Für jede Gruppe ordnen Sie die passenden Billbee-Zahlungsarten und den jeweiligen Bestellstatus zu:
4.1 Vorkasse / Überweisung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsarten Vorkasse | Wählen Sie die Billbee-Zahlungsart(en), die Vorkasse / Überweisung entsprechen (z.B. Überweisung, Vorkasse). Mehrfachauswahl möglich. |
| Status „offen“ | Der Bestellstatus, den offene Vorkasse-Bestellungen in Billbee haben (z.B. Bestellt). |
| Status „bezahlt“ | Der Bestellstatus, auf den Komfortkasse die Bestellung setzen soll, wenn die Zahlung erkannt wurde (z.B. Bezahlt). |
| Status „storniert“ | (Optional) Der Bestellstatus für stornierte Bestellungen. |
| Status „erstattet“ | (Optional) Der Bestellstatus für erstattete Bestellungen. |
4.2 Rechnung / Kauf auf Rechnung
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsarten Rechnung | Wählen Sie die Billbee-Zahlungsart(en) für Kauf auf Rechnung. |
| Status „offen“ | Bestellstatus für offene Rechnungskauf-Bestellungen. |
| Status „bezahlt“ | Zielstatus bei erkannter Zahlung. |
| Status „überfällig“ | (Optional) Status für überfällige Rechnungen. |
| Status „erstattet“ | (Optional) Status bei Erstattung. |
4.3 Nachnahme
| Feld | Beschreibung |
|---|---|
| Zahlungsarten Nachnahme | Wählen Sie die Billbee-Zahlungsart(en) für Nachnahme (COD). |
| Status „offen“ | Bestellstatus für offene Nachnahme-Bestellungen. |
| Status „bezahlt“ | Zielstatus bei erkannter Zahlung. |
| Status „überfällig“ | (Optional) Status für überfällige Rechnungen. |
| Status „erstattet“ | (Optional) Status bei Erstattung. |
Tipp: Die Zahlungsarten und Bestellstatus werden direkt aus Ihrer Billbee-Konfiguration geladen und als Dropdown-Auswahl angezeigt. Sie müssen keine IDs manuell eingeben.
5. Sendungsnummern importieren (optional)
Wenn Sie in Billbee Sendungsnummern (Tracking-Nummern) hinterlegen, kann Komfortkasse diese automatisch importieren.
- Aktivieren Sie im Komfortkasse-Shop die Option Sendungsnummern importieren.
- Komfortkasse liest die Tracking-Informationen (Sendungsnummer) aus den an die Bestellung angehängten Sendungen in Billbee aus.
6. Rechnungs-PDF
Komfortkasse kann Rechnungs-PDFs aus Billbee abrufen, z.B. für den E-Mail-Versand an den Kunden bei Zahlungserinnerungen.
- Die PDF wird über die Billbee-API (
CreateInvoice) automatisch erstellt und heruntergeladen, sofern eine Rechnungsnummer vorhanden ist.
7. Funktionsweise im Überblick
| Funktion | Beschreibung |
|---|---|
| Bestellungen lesen | Komfortkasse liest regelmäßig alle Bestellungen aus Billbee, die den konfigurierten Zahlungsarten und dem Status „offen“ entsprechen. Dabei werden die letzten zwei Monate berücksichtigt. |
| Zahlungsabgleich | Die offenen Bestellungen werden mit Ihren importierten Bankbewegungen abgeglichen. Bei Übereinstimmung wird die Bestellung als bezahlt markiert. |
| Status aktualisieren | Komfortkasse setzt den Bestellstatus in Billbee auf den konfigurierten „bezahlt“-Status (z.B. Bezahlt). Vor dem Update wird geprüft, ob der aktuelle Status in Billbee noch dem „offen“-Status entspricht. |
| Zahlungserinnerungen | Für überfällige, offene Bestellungen kann Komfortkasse automatisch Zahlungserinnerungen per E-Mail versenden (sofern in Komfortkasse konfiguriert). |
8. Importierte Daten
Folgende Daten werden aus Billbee importiert und in Komfortkasse angezeigt:
| Daten | Details |
|---|---|
| Bestellnummer | Billbee-Bestellnummer (OrderNumber) sowie die interne Billbee-Order-ID |
| Rechnungsnummer | Zusammengesetzt aus Prefix + Nummer + Postfix (z.B. RE-12345) |
| Betrag & Währung | Gesamtbetrag und Währung der Bestellung |
| Bestelldatum | Datum der Bestellerstellung |
| Rechnungsdatum | Wird als Fälligkeitsdatum herangezogen |
| Zahlungsart | Zahlungsart-ID und -Name aus Billbee |
| Bestellstatus | Aktueller Billbee-Bestellstatus |
| Kundendaten | Name, E-Mail-Adresse, Kundennummer |
| Rechnungsadresse | Name, Firma, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon |
| Lieferadresse | Name, Firma, Straße, PLZ, Ort, Land, Telefon |
| Bestellpositionen | Artikelpositionen der Bestellung |
| Sendungsnummern | Tracking-Nummern (sofern aktiviert) |
| Link zur Bestellung | Direktlink zur Bestellung in der Billbee-Oberfläche |
| Sprache | Sprachcode der Bestellung (für sprachabhängige Zahlungserinnerungen) |
9. Fehlerbehebung
Verbindungstest schlägt fehl
- Überprüfen Sie, ob Benutzername (E-Mail) und API-Passwort korrekt eingegeben sind.
- Stellen Sie sicher, dass es sich um das API-Passwort handelt und nicht um Ihr normales Billbee-Login-Passwort.
- Prüfen Sie, ob Ihr Billbee-Tarif den API-Zugang beinhaltet.
Bestellungen werden nicht importiert
- Bestellungen ohne Rechnungsnummer werden übersprungen – stellen Sie sicher, dass in Billbee Rechnungen erstellt wurden.
- Überprüfen Sie, ob die korrekte Zahlungsart zugeordnet ist.
- Prüfen Sie, ob der Status „offen“ mit dem tatsächlichen Bestellstatus in Billbee übereinstimmt.
- Bestellungen, die älter als 2 Monate sind, werden beim Vollabgleich nicht berücksichtigt.
Status wird in Billbee nicht aktualisiert
- Prüfen Sie, ob der konfigurierte „bezahlt“-Status ein gültiger Billbee-Bestellstatus ist.
- Wenn der aktuelle Status der Bestellung in Billbee bereits dem Zielstatus entspricht, wird kein Update durchgeführt.
- Wenn die Bestellung zwischenzeitlich in Billbee manuell auf einen anderen Status gesetzt wurde (z.B. storniert), kann das Update fehlschlagen.
Rate Limiting / API-Drosselung
- Die Billbee-API erlaubt ca. 2 Anfragen pro Sekunde. Komfortkasse berücksichtigt dieses Limit automatisch und wiederholt Anfragen bei Bedarf.
- Falls Sie sehr viele Bestellungen haben, kann der erste Import etwas länger dauern.