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Zuarbeit für Ihre Dokumentation · Stand 11.08.2026

Sie setzen Komfortkasse für den Abgleich Ihrer Zahlungseingänge ein. Für diese Verarbeitung sind Sie datenschutzrechtlich verantwortlich, Komfortkasse ist Ihr Auftragsverarbeiter. Die Dokumentation liegt damit bei Ihnen.

Dieses Dokument liefert Ihnen die Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — genauer: die Teile davon, die Sie nicht selbst schreiben können, weil sie unser Verfahren beschreiben. Die Bewertungen sind Vorschläge; die Entscheidung und die Unterschrift bleiben bei Ihnen, und die mit [ … ] markierten Felder müssen Sie ausfüllen.

Die Abwägung brauchen Sie in jedem Fall. Die Klärung nicht zuordenbarer Zahlungen und die statistische Auswertung sind Bestandteil der Auftragsverarbeitungsvereinbarung und beruhen auf Ihrer Weisung als Verantwortlicher; beide stützen sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Ohne dokumentierte Abwägung fehlt ihnen die Rechtsgrundlage. Das ist keine Frage der Größenordnung. Haben Sie eine der beiden Weisungen widerrufen, betrifft die Abwägung nur noch die verbliebene.

Eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Art. 35 DSGVO stellen wir nicht bereit. Ob eine erforderlich ist, beurteilen Sie selbst; maßgeblich sind die Liste Ihrer Aufsichtsbehörde nach Art. 35 Abs. 4 und die allgemeine Prüfung nach Art. 35 Abs. 1. Kommen Sie zu dem Ergebnis, dass eine erforderlich ist, unterstützen wir Sie nach Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO auf Anfrage mit den Angaben zu unserem Verfahren — schreiben Sie an datenschutz@komfortkasse.eu.

Der Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung steht in einem eigenen Artikel: Datenschutzhinweis zum Zahlungsabgleich. Ohne ihn trägt diese Abwägung nicht.

Verantwortlicher

Unternehmen: [ … ] · Sitz: [ … ] · Zuständige Aufsichtsbehörde: [ … ] · Datenschutzbeauftragte:r benannt: ja / nein, wenn ja: [ … ]

Bestellungen mit Vorkasse, Rechnung oder Nachnahme pro Jahr: [ … ]

Interessenabwägung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO

Die Prüfung verläuft in drei Schritten (EuGH, Urteil vom 04.10.2024, C-621/22, Rn. 37): berechtigtes Interesse, Erforderlichkeit, Abwägung.

1. Berechtigtes Interesse

Klärung nicht zuordenbarer Zahlungen. Ihr Interesse ist die korrekte und zeitnahe Zuordnung eingehender Zahlungen zu Bestellungen. Bleibt eine Zahlung unzugeordnet, treten drei Folgen ein, die sämtlich auch die betroffene Person treffen: Die Bestellung wird nicht ausgeliefert, obwohl bezahlt wurde. Es ergehen Zahlungserinnerungen und Mahnungen gegen eine Person, die bereits bezahlt hat. Und die Zahlung muss an das Absenderkonto zurücküberwiesen werden, womit der Vorgang für alle Beteiligten von vorn beginnt. Hinzu tritt Ihr Interesse an der Erfüllung des Kaufvertrags gegenüber der:dem Endkund:in.

Statistische Auswertung. Ihr Interesse ist die Messung und Sicherstellung der Qualität der für Sie erbrachten Leistung — Zuordnungsquote, Erinnerungs- und Mahnverläufe, Rückerstattungen — sowie die Bezifferung dessen, was das eingesetzte Zuordnungsverfahren gegenüber einem einfacheren erbringt.

Wichtig, und der häufigste Fehler an dieser Stelle: Das berechtigte Interesse muss den betroffenen Personen zum Zeitpunkt der Erhebung mitgeteilt werden. Andernfalls lässt sich die Verarbeitung nicht auf Art. 6 Abs. 1 lit. f stützen — der EuGH hat das ausdrücklich entschieden (Urteil vom 09.01.2025, C-394/23, Mousse, Rn. 52). Dafür gibt es den Textbaustein Datenschutzhinweis zum Zahlungsabgleich. Ohne ihn trägt diese Abwägung nicht, wie gut sie auch begründet ist.

2. Erforderlichkeit

Die Recherche ist doppelt begrenzt: Sie findet nur statt, wenn sich die Zahlung weder automatisiert noch anhand der vorliegenden Angaben zuordnen lässt und der Name der zahlenden Person vom Namen der bestellenden Person abweicht, und nur dann, wenn eine Klärung im Einzelfall erfolgversprechend erscheint. Sie ist damit die Ausnahme, nicht der Regelschritt. Der EuGH prüft die Erforderlichkeit gemeinsam mit dem Grundsatz der Datenminimierung (C-621/22, Rn. 43); die Begrenzung wirkt auf beide.

Hinzu kommt, dass die betroffene Person den Vorgang selbst vermeiden kann: Wird die Bestell- oder Rechnungsnummer als Verwendungszweck angegeben, ordnet sich die Zahlung in aller Regel automatisch zu, und eine Recherche findet nicht statt. Der mildere Weg ist damit nicht nur denkbar, sondern vorgeschaltet und in der weit überwiegenden Zahl der Fälle auch wirksam.

Drei mildere Mittel wurden geprüft:

Rückfrage bei der:dem Endkund:in. Nicht gleich wirksam. Der Zweck, für den die Verarbeitung erfolgt, ist gerade die zeitnahe Zuordnung; eine Rückfrage mit ungewisser Antwortzeit erreicht ihn nicht. In der Zwischenzeit treten genau die Nachteile ein, die die Zuordnung vermeiden soll — Nichtauslieferung und Mahnung trotz Zahlung. Hinzu kommt, dass gerade nicht bekannt ist, wer gezahlt hat — eine Rundfrage an alle Kund:innen mit offener Rechnung in passender Höhe wäre eingriffsintensiver, nicht milder.

Rücküberweisung an das Absenderkonto. Kein milderes Mittel, sondern die nachteiligere Alternative: Sie führt zum Scheitern des Vorgangs zulasten der:des Endkund:in.

Zuordnung allein anhand der vorliegenden Angaben. Bereits vorgeschaltet. Die Recherche setzt erst ein, wenn dieser Schritt fehlgeschlagen ist.

Bei der statistischen Auswertung ist die Erforderlichkeit auf die Feldebene bezogen: Der Vergleich von Zuordnungsverfahren lässt sich ohne die Namen von Zahler:in und Endkund:in und ohne den Verwendungszweck nicht nachstellen. Diese Felder verlassen die Auswertungsumgebung nicht und gehen nicht in die aggregierten Werte ein.

3. Abwägung

Vernünftige Erwartung der betroffenen Person (EuGH, Urteil vom 04.07.2023, C-252/21, Rn. 77). Wer einen Betrag auf ein Händlerkonto überweist, erwartet, dass der Empfänger diese Zahlung einer Bestellung zuordnet — das ist der Zweck der Überweisung. Weicht der Name ab, ist die Erwartung, dass der Empfänger die Zuordnung klärt, eher stärker als schwächer: Andernfalls bliebe die Zahlung wirkungslos.

Eingriffsintensität. Gegen ein Überwiegen der Betroffeneninteressen sprechen die Begrenzungen, zu denen sich Komfortkasse Ihnen gegenüber vertraglich verpflichtet hat: keine Erhebung von Merkmalen über die bereits vorliegenden Angaben hinaus; keine Profilbildung; ausschließlich Quellen, die ohne Nachweis eines rechtlichen oder berechtigten Interesses zugänglich sind; Ausschluss von Melderegistern, Schuldnerverzeichnissen, Insolvenzbekanntmachungen und Auskunfteien; Ausschluss aller Quellen, aus denen sich Angaben nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO ableiten lassen, verbunden mit der Pflicht, eine Recherche abzubrechen und das Ergebnis zu verwerfen, wenn sich ein solcher Bezug im Verlauf ergibt; keine Übermittlung von Angaben an externe Quellen, die den Bestellinhalt erkennen lassen; keine Speicherung der festgestellten Umstände; und die Beschränkung dessen, was Sie als Händler erfahren, auf die reine Zuordnung.

Keine automatisierte Entscheidung. Die Zuordnungsentscheidung trifft eine natürliche Person anhand der Quelle; eine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Zwei Gruppen mit unterschiedlichem Gewicht. Zu den Endkund:innen besteht eine Vertragsbeziehung; die Verarbeitung erfolgt in deren Interesse. Zu den Zahler:innen besteht keine Beziehung, und sie haben die Verarbeitung nicht veranlasst — außer dadurch, dass sie eine Zahlung ausgelöst haben. Ihr Interesse wiegt schwerer. Dem tragen drei Regelungen Rechnung: die öffentliche Bereitstellung der Information nach Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO, die gesonderte Behandlung ihrer Auskunftsersuchen und die Zusage, bei einem Widerspruch nach Art. 21 für die betreffende Person keine Recherche mehr durchzuführen.

Ergebnis. Nach hier vertretener Auffassung überwiegen die berechtigten Interessen. Der Eingriff ist eng begrenzt, betrifft ausschließlich Angaben, die aus dem Zahlungsvorgang und der Bestellung ohnehin vorliegen, führt zu keiner Bewertung der Person, und die Verarbeitung dient in ihrem Kern der Erfüllung genau des Vorgangs, den die betroffene Person selbst ausgelöst hat.

[ Ihre abweichende oder ergänzende Bewertung: … ]

Ort, Datum, Unterschrift: [ … ]

Hinweise zur Verwendung

Das ist eine Zulieferung, keine fertige Abwägung. Verantwortlich sind Sie. Wir liefern Ihnen die Beschreibung unseres Verfahrens und einen Bewertungsvorschlag; die Bewertung selbst, die Ergänzung um Ihre Besonderheiten und die Entscheidung bleiben bei Ihnen. Dieses Dokument trägt aus gutem Grund keine Unterschrift von Komfortkasse: Über Zwecke und Mittel der Verarbeitung entscheiden Sie.

Bitte ausfüllen und aufbewahren. Die [ … ]-Felder sind keine Formalie, und die ausgefüllte Abwägung ist Ihr Nachweis nach Art. 5 Abs. 2 DSGVO. Ergänzen Sie, was sich aus Ihrem Sortiment, Ihrer Kundenstruktur oder Ihrer Konfiguration ergibt.

⚠️ Offener Punkt, den Sie kennen sollten. Ob die öffentliche Bereitstellung der Information für die Zahler:innen genügt, ist eine streitige Auslegungsfrage. Die Voraussetzung des Art. 14 Abs. 5 lit. b DSGVO liegt hier in ihrer belastbarsten Variante vor — zu diesem Personenkreis besteht überhaupt kein Kontaktkanal, es geht also um Unmöglichkeit und nicht um bloßen Aufwand. Wir halten die Bereitstellung für ausreichend, weisen Sie aber darauf hin, dass die Frage nicht abschließend geklärt ist.

Aktualität. Wir halten diesen Baustein aktuell. Bitte prüfen Sie bei einer neuen Fassung, ob Ihre Dokumentation anzupassen ist.

Fragen

Fragen zu diesem Baustein: datenschutz@komfortkasse.eu

Dieser Text ist eine Formulierungshilfe und ersetzt keine Rechtsberatung. Ob und wie er auf Ihr Unternehmen passt, hängt von Ihrer Konfiguration, Ihrem Sortiment und Ihrer Kundenstruktur ab.