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In diesem Artikel:

  • allgemeine Funktionsweise von Komfortkasse
  • Einrichten und Verbindung zum Shop herstellen


Funktionsweise

Komfortkasse ordnet Zahlungseingänge zu offenen Bestellungen zu. Dazu werden Zahlungseingänge von der Bank eingelesen, und offene Bestellungen von Ihrem Shopsystem übertragen. (Die offenen Bestellungen können auch von einem Marktplatz wie eBay, oder einem Buchhaltungs- oder Rechnungssystem wie Easybill übertragen werden.)

Es können nur Zuordnungen stattfinden, bei denen sowohl der Zahlungseingang als auch die Bestellung in Komfortkasse vorhanden sind. Dazu ist einerseits eine Verbindung zur Bank, andererseits eine Verbindung zum Shopsystem erforderlich.


Verbindung zur Bank

Es gibt zwei Möglichkeiten, Bankkonten in Komfortkasse zu nutzen:

Es können beliebig viele Konten verbunden werden. Integrierte und eigene Konten können auch kombiniert werden. Mehr zur Kombination von Konten und zur Zuordnung zu Ländern und Shops...


Verbindung zum Shopsystem

Um Bestellungen vom Shopsystem abrufen zu können, muss eine Verbindung zum Shop hergestellt werden. Je nach Shopsystem unterscheiden sich die technischen Details. Für einige Shopsysteme ist die Installation eines Plugins notwendig, oder es muss ein API Zugriff eingerichtet werden. Mehr zur Vorgehensweise pro Shopsystem...


Einstellungen

Für die meisten Shopsysteme müssen neben den technischen Einstellungen für den Zugriff (wie z.B. Benutzername, API Schlüssel, etc.) auch Einstellungen zu Zahlungsmethoden und Bestellstatus hinterlegt werden. Für diese Einstellungen sind sinnvolle Voreinstellungen hinterlegt, die aber möglicherweise angepasst werden müssen.

Die Einstellungen müssen je nach Shopsystem direkt im Komfortkasse Händlerbereich vorgenommen werden oder im Shopsystem in den Einstellungen des Komfortkasse Plugin.

Komfortkasse unterstützt die Verwaltung von Zahlungen per Vorkasse, Rechnung und Nachnahme. Diese grundlegenden Zahlungsarten werden in jedem Shopsystem durch konkrete Zahlungsmethoden repräsentiert. Für Komfortkasse muss also hinterlegt werden, welche konkreten Zahlungsmethoden zu jeder Zahlungsart verwendet werden. Es können jeweils auch mehrere Zahlungsmethoden hinterlegt werden (z.B. eigene Zahlungsmethoden für "Rechnung B2B" und "Rechnung B2C", die in Komfortkasse beide der Zahlungsart Rechnung zugeordnet werden).

Komfortkasse erstellt keine neuen Zahlungsmethoden im Shopsystem. Es werden die bereits im Shop bestehenden Zahlungsmethoden verwendet. Wenn eine Zahlungsmethode noch nicht im Shop existiert oder noch nicht aktiviert ist, muss diese direkt im Shopsystem hinzugefügt bzw. aktiviert werden.

Komfortkasse liest offene Bestellungen aus dem Shopsystem aus. Dazu muss definiert werden, welcher Bestellstatus im Shopsystem für Komfortkasse als "offen" erkannt werden soll. Für Vorkasse-Bestellungen ist dies meist ein Status wie "offen" oder "Zahlung ausstehend". Für Bestellungen auf Rechnung oder Nachnahme kann das z.B. ein Status "Versendet" sein.

Wenn eine Zahlung eingeht und von Komfortkasse zu einer offenen Bestellung zugeordnet wird, wird diese Bestellung in Komfortkasse als "bezahlt" markiert. Damit die Bestellung auch im Shopsystem als "bezahlt" markiert werden kann, muss definiert werden welcher Bestellstatus im Shopsystem dem Status "bezahlt" entspricht. Für Vorkasse-Bestellungen kann das z.B. auch ein Status "Fertig für Versand" sein.

Zusätzlich werden noch weitere Bestellstatus definiert, z.B. wenn eine Bestellung durch Komfortkasse storniert oder als überfällig markiert wird, oder zum Inkasso übergeben wurde.


Erstmalige Verbindung zum Shopsystem

Wenn die Verbindung erstmalig hergestellt wird, unterscheidet Komfortkasse zwischen Bestellungen, die zu diesem Zeitpunkt bereits im Shopsystem bestehen und Bestellungen, die ab diesem Zeitpunkt neu erstellt werden.

Bestellungen, die ab diesem Zeitpunkt erstellt werden, werden in Komfortkasse verwaltet. Für diese Bestellungen wird ein Zahlungseingang auf dem in Komfortkasse eingerichteten Konto erwartet und es gelten alle Einstellungen zum Versand von Zahlungsinformationen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, etc.

Bestellungen, die zum Zeitpunkt der erstmaligen Verbindung bereits im System bestehen und noch offen sind, werden in Komfortkasse mit dem Status "Nicht von Komfortkasse verwaltet" markiert. Für diese Bestellungen werden standardmäßig keine Benachrichtigungen (Zahlungsinformationen, Zahlungserinnerungen, Mahnungen, etc.) an den Kunden versendet. Wenn eine Zahlung zu einer solchen Bestellung eingeht, wird die Bestellung automatisch in Komfortkasse verwaltet, damit der Zahlungsstatus ordnungsgemäß zum Shop übertragen werden kann.

(Bestellungen, die zum Zeitpunkt der erstmaligen Verbindung bereits im System bestehen und nicht mehr offen sind, werden nicht zu Komfortkasse übertragen.)


Übertragung von Bestellungen vom Shopsystem

Wenn Zahlungsinformationen durch Komfortkasse versendet werden, muss jede neue Bestellung sofort zu Komfortkasse übertragen werden. Dies wird im Regelfall durch das Komfortkasse Plugin für das jeweilige Shopsystem durchgeführt. Direkt nach dem Bestellabschluss werden die Bestellinformationen zu Komfortkasse übertragen. (Weitere Informationen wie z.B. Rechnungsnummer und Rechnungs-PDF werden evtl. verzögert übertragen.) 

Zusätzlich zur sofortigen Übertragung findet ca. alle 30 Minuten ein Abgleich aller neuen Bestellungen statt. So werden Bestellungen übertragen, bei denen kein Versand der Zahlungsinformationen notwendig ist (z.B. Bestellungen per Nachnahme, oder wenn Zahlungsinformationen nicht durch Komfortkasse versendet werden).

Wenn keine sofortige Übertragung möglich ist (z.B. wenn das Komfortkasse Plugin nicht installiert ist), aber Zahlungsinformationen durch Komfortkasse versendet werden, wird der Shop von Komfortkasse ca. alle drei Minuten nach neuen Bestellungen abgefragt. Dies erzeugt eine hohe Last am Shopsystem und wird daher nicht empfohlen.

Mehr zum Versand von Zahlungsinformationen...


Änderung einer Bestellung im Shopsystem

Wenn eine Bestellung im Shopsystem verändert wird, werden diese Änderungen meist nicht in Echtzeit zu Komfortkasse übertragen. Dies ist im Normalfall nicht notwendig. Stattdessen findet 1-2x täglich ein Abgleich sämtlicher Bestellungen statt. Dabei werden auch Änderungen an Bestellungen übertragen, wenn diese für Komfortkasse relevant sind.

Wenn der Inhalt einer Bestellung verändert wird, z.B. Name, Adresse, etc., werden die Änderungen in Komfortkasse gespeichert. Wenn die E-Mail Adresse einer Bestellung verändert wird und die Zahlungsinformationen durch Komfortkasse versendet werden, wird der Versand der Zahlungsinformationen erneut ausgelöst. Wenn der Betrag der Bestellung geändert wird (oder z.B. eine Teilgutschrift im Shop erfasst wird und sich dadurch der Gesamtbetrag ändert) und die Zahlungsinformationen durch Komfortkasse verwendet werden, werden ebenfalls neue Zahlungsinformationen versendet mit dem Hinweis, dass der Betrag geändert wurde.

Wenn der Status oder die Zahlungsart der Bestellung geändert wird, überprüft Komfortkasse, ob die Bestellung gemäß den hinterlegten Status-Einstellungen weiterhin für Komfortkasse "offen" ist. Wenn das nicht der Fall ist, wird die Bestellung in Komfortkasse als "extern entfernt" markiert. Bestellungen in diesem Status werden in Komfortkasse nicht weiter verfolgt, es werden also z.B. keine Zahlungserinnerungen/Mahnungen versendet. Wenn eine Zahlung zu einer "extern entfernten" Bestellung eingeht, wird der Zahlungsstatus nicht zum Shopsystem übertragen, stattdessen wird eine Benachrichtigung an den Händler gesendet. Mehr zu möglichen Bestellstatus...

Wenn eine Bestellung im Shopsystem gelöscht wird, wird diese in Komfortkasse ebenfalls als "extern entfernt" markiert.


Übertragung des Bestellstatus zum Shopsystem

Wenn eine Zahlung eingeht, wird der hinterlegte Bestellstatus für bezahlte Bestellungen zum Shopsystem übertragen. Wenn dies fehlschlägt (z.B. aufgrund eines technischen Fehlers), wird die Übertragung für 7 Tage weiter versucht. Nach Ablauf wird eine Benachrichtigung an den Händler versendet, dass der Status nicht übertragen werden konnte.