Mit Komfortkasse können vollautomatisch Rückerstattungen durchgeführt werden, ohne jeglichen manuellen Eingriff. Rückerstattungen können manuell im Komfortkasse Händlerbereich angelegt werden oder direkt aus dem Shopsystem übertragen werden (je nach Shopsystem).
Rückerstattungen sind sowohl mit eigenem Konto als auch integriertem Konto möglich. Um Rückerstattungen durchführen zu können, muss die Legitimierung abgeschlossen sein.
Vorgehensweise
Wenn ein Zahlungseingang bereits zu einer Bestellung zugeordnet wurde, kann die Rückerstattung direkt aus der Detailansicht Bestellung erfasst werden. Der Betrag kann angepasst werden, es sind auch Rückerstattungen über einen Teilbetrag möglich. Wenn ein Zahlungseingang noch nicht zu einer Bestellung zugeordnet wurde, kann die Rückerstattung aus der Detailansicht Zahlungseingang erfasst werden.
Benachrichtigungen
Wenn die entsprechende Benachrichtigung aktiv ist, erhält der Endkunde eine Nachricht über die bevorstehende Rückerstattung. In der E-Mail ist ein Link enthalten, mit der die Bankverbindung bestätigt oder geändert werden kann, z.B. wenn der Kunde in der Zwischenzeit eine neue Bankverbindung hat. Auch wenn keine Bankverbindung bekannt ist (z.B. bei einer Bareinzahlung oder Auslandszahlung), wird der Kunde automatisch nach einer Bankverbindung gefragt. Wenn eine Bankverbindung zwar vorhanden ist, aber Komfortkasse erkennt dass es sich um ein internes Konto der Bank (ebenfalls manchmal bei Bareinzahlung oder Auslandszahlung der Fall) oder bei Nachnahme-Zahlung um die Bankverbindung eines Versanddienstleisters handelt, wird der Kunde ebenfalls nach der Bankverbindung gefragt.
Wartefrist
Standardmäßig wird die Überweisung für 7 Tage in der Zukunft eingeplant. Während dieser Zeit kann der Kunde die Bankverbindung bestätigen oder ändern. Wenn die Bankverbindung bestätigt wird, wird die Überweisung sofort durchgeführt. Die Wartefrist kann in den Erweiterten Einstellungen geändert werden.
Maximalbetrag
Aus Sicherheitsgründen ist der Betrag für eine Rückerstattung begrenzt. Es kann höchstens der doppelte Betrag der Bestellung zurück überweisen werden. (Wenn der bezahlte Betrag höher ist als der doppelte Bestellbetrag, kann maximal der bezahlte Betrag zurück überwiesen werden.)
Wenn die Rückerstattung zu einem Zahlungseingang erfolgt, der noch keiner Bestellung zugeordnet wurde, kann maximal der Zahlungsbetrag zurück überwiesen werden.
Wenn die Rückerstattung aus dem Shopsystem erfolgt, kann zusätzlich in den Einstellungen hinterlegt werden, dass eine Rückerstattung nur dann erlaubt ist, wenn ein bezahlter Betrag vorhanden ist. Wenn die Einstellung aktiviert ist, kann maximal der bezahlte Betrag zurück überwiesen werden.
Rückbuchung
Falls die Bankverbindung des Kunden nicht gültig ist (oder das Konto geschlossen wurde) und die Bank des Kunden die Überweisung zurückbucht, wird der Kunde automatisch informiert und nach einer gültigen Bankverbindung gefragt. Dies kann in den Erweiterten Einstellungen geändert werden.
Durchführung bei integriertem und eigenem Konto
Wenn ein integriertes Konto verwendet wird, wird die Rückerstattung direkt vom integrierten Konto aus durchgeführt und der Betrag vom Saldo abgezogen.
Um Rückerstattungen auch bei Verwendung eines eigenen (bestehenden) Kontos ohne die Freigabe des Händlers vollautomatisch durchführen zu können, wird der gesammelte Betrag aller fälligen Rückerstattungen per Lastschrift vom Konto des Händlers eingezogen und anschließend durch Komfortkasse an den Endkunden überwiesen. Eine Überweisung direkt vom Konto des Händlers ist nicht möglich, da ansonsten für jede Überweisung eine Freigabe per TAN erforderlich wäre. Die Lastschrift wird standardmäßig 1x pro Woche durchgeführt. (Auf Anfrage kann die Lastschrift gesammelt 2x pro Woche oder, gegen Gebühr, für jede Rückerstattung einzeln durchgeführt werden.)
Begriffe: Rücküberweisung, Rückerstattung, und Rückbuchung
Alle drei Begriffe beschreiben eine Überweisung zurück an den Auftraggeber oder Endkunden.
Wir sprechen von Rücküberweisung, wenn eine Zahlung direkt an den Auftraggeber zurückgesendet wurde, ohne eine Bestellung zuzuordnen (z.B. wenn eine Zahlung nicht zu einer Bestellung zugeordnet werden konnte).
Eine Rückerstattung ist eine Erstattung, nachdem eine Zahlung bereits zugeordnet wurde (z.B. bei einer Rücksendung der Ware durch den Kunden). Eine Rückerstattung kann auch über einen Teilbetrag erfolgen.
Eine Rückbuchung (Rückruf) wird direkt durch die Bank durchgeführt, z.B. wenn eine Überweisung aufgrund eines technischen Fehlers doppelt ausgeführt wurde.