Komfortkasse Hilfe-Seiten

In der Detailansicht werden alle Informationen zu einem Zahlungseingang angezeigt:

• Zahlungs-ID
• Konto
• Buchungsdatum
• Wertstellungsdatum (nur wenn abweichend)
• Auftraggeber
• Empfängername (nur bei integriertem Konto)
• Bankverbindung (z.B. IBAN)
• Verwendungszweck
• Referenznummer
• Betrag
• Zuordnungsstatus

Zusätzlich werden Links angezeigt, wenn z.B. Bestellungen, Rückerstattungen oder ein Zahlungsavis vorhanden sind.

Titelzeile

In der Titelzeile des Zahlungseingangs werden, wenn erforderlich, folgende Hinweis-Symbole angezeigt:

Beleghafte Zahlung

Wenn es sich um eine beleghafte Zahlung (z.B. per Einzahlungsschein) handelt, wird in der Titelzeile ein entsprechender Hinweis angezeigt. Wenn der Beleg zur Verfügung steht, wird dieser im Bereich Beleg angezeigt.

Zusammengeführte Zahlung

Wenn mehrere Zahlungen des selben Auftraggebers am selben Tag eingehen, können diese zu einer Sammelzahlung zusammengeführt werden.

Sammelbuchung

Bei manchen Bankkonten werden möglicherweise einzelne Zahlungen als Sammelbuchung zusammengeführt (z.B. ESR-Zahlungen in der Schweiz mit Sammelbuchung). Wenn dies erkannt wird, wird ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Mögliches Duplikat

Wenn es sich möglicherweise um ein Duplikat handelt, wird ein Hinweis angezeigt. Ein Duplikat ist eine Transaktion, die vom Konto mehrfach abgerufen wurde, auf dem Konto aber nur ein Mal vorhanden ist. Die Transaktion sollte direkt auf dem Konto geprüft werden, bevor z.B. eine Rückerstattung durchgeführt wird. Mehr zu Duplikaten...

Aktionen

Zusätzlich können je nach Art und Status des Zahlungseingangs verschiedene Aktionen im Aktionsmenü ≡ ausgeführt werden:

Vorschläge für Zuordnung anzeigen

Wenn die Zahlung noch nicht zugeordnet wurde, steht die Aktion Vorschläge für Zuordnung anzeigen zur Verfügung. Anschließend werden die möglichen Zuordnungen, die durch das System ermittelt wurden, geladen und angezeigt. 

In der Tabelle werden die möglichen Zuordnungen nach Wahrscheinlichkeit sortiert.

Das Laden der Zuordnungen kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Durch einen Klick auf eine Zeile wird die Zuordnung in die Ansicht Bestellung zuordnen geladen. Die Zuordnung kann anschließend noch angepasst werden und wird durch einen Klick auf Bestellungen zuordnen gespeichert.

Bestellung zuordnen (manuell)

Wenn die Zahlung noch nicht zugeordnet wurde, steht die Aktion Bestellung zuordnen zur Verfügung. Hier können Bestellungen manuell gesucht und zugeordnet werden.

Mit der Schaltfläche Suchen wird die Suchmaske für Bestellungen eingeblendet. Über die Suchmaske können Bestellungen gesucht werden, um diese zur Zahlung zuzuordnen.

Um eine Zahlung zu einer Bestellung zuzuordnen, muss im Ergebnisbereich der Suche die Checkbox am Beginn der Zeile gewählt werden.

Um mehrere Bestellungen zuzuordnen, können mehrere Checkboxen gewählt werden. (Wenn die Suche mit anderen Suchkriterien neu ausgeführt wird, werden bereits gewählte Zeilen weiterhin im Ergebnisbereich angezeigt.) Mit der Schaltfläche Alle auswählen können alle Checkboxen des Suchergebnisses auf einmal gewählt werden.

Unter dem Ergebnisbereich steht die Schaltfläche Bestellungen zuordnen zur Verfügung, um die gewählten Bestellungen zuzuordnen.

Wenn zu einer Bestellung nicht der gesamte Betrag, sondern nur ein Teilbetrag zugeordnet werden soll, kann der zugeordnete Betrag pro Bestellung angepasst werden. Dazu muss die Schaltfläche Betrag ändern am Ende der Zeile im Ergebnisbereich angeklickt werden. (Die Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn die Checkbox am Beginn der Zeile aktiviert wurde.) Anschließend ist der Betrag editierbar und kann durch Klick auf den Haken bestätigt oder durch Klick auf X abgebrochen werden. Alternativ zum Betrag kann auch ein Skonto- oder Rabatt-Betrag in das Feld eingetragen werden. Dazu wird einfach ein Betrag mit negativem Vorzeichen eingetragen. Der eingetragene negative Betrag wird dann automatisch vom Bestellbetrag abgezogen, sobald das Feld verlassen wird.

Wenn der Betrag geändert wurde, kann mit der Schaltfläche Betrag zurücksetzen der geänderte Betrag entfernt und auf den Originalbetrag zurückgesetzt werden.

Wenn der Betrag noch nicht geändert wurde, und noch nicht der gesamte Betrag des Zahlungseingangs zugeordnet wurde, kann mit der Schaltfläche Restbetrag übernehmen der noch nicht zugeteilte Betrag zu der ausgewählten Bestellung zugeteilt werden,

Neben der Schaltfläche Bestellungen zuordnen wird die Summe der zugeordneten Bestellungen angezeigt. So kann bei einer Sammelzahlung geprüft werden, ob bereits der gesamte Betrag der Zahlung zugeordnet wurde. Wenn die Summe der zugeordneten Beträge geringer als der Betrag des Zahlungseingangs ist, kann die Schaltfläche Bestellungen zuordnen und Restbetrag ignorieren genutzt werden. Dadurch wird der überschüssige Betrag ignoriert.

Zuordnung aufheben

Wenn die Zahlung bereits zugeordnet wurde, steht die Aktion Zuordnung aufheben zur Verfügung. Anschließend kann die Zahlung neu zugeordnet werden.

Zahlungsavis zuordnen

Wenn Zahlungsavise verwendet werden und zu dem Zahlungseingang kein Zahlungsavis zugeordnet wurde, kann mit der Aktion Zahlungsavis zuordnen ein Zahlungsavis gesucht und zugeordnet werden. Dabei stehen die Filterfunktionen der Liste Zahlungsavise zur Verfügung. Mit einem Klick auf Zahlungsavis zuordnen wird dieser dem Zahlungseingang zugeordnet. 

Ein Zahlungseingang kann nicht zu mehreren Zahlungsavis zugeordnet werden (oder auf mehrere Zahlungsavis aufgeteilt werden).

Zuordnungen aus Zahlungsavis laden

Wenn zu dem Zahlungseingang ein Zahlungsavis zugeordnet ist, kann 

die automatische Zuordnung zu den enthaltenen Bestellungen mit der Aktion Zuordnungen aus Zahlungsavis laden gestartet werden.

Das Laden der Zuordnungen kann einige Zeit in Anspruch nehmen.

Zahlungsavis entfernen

Wenn zu dem Zahlungseingang ein Zahlungsavis zugeordnet ist, kann mit der Aktion Zahlungsavis entfernen die Zuordnung zum Zahlungsavis entfernt werden. Der Zahlungsavis kann anschließend bei Bedarf einem anderen Zahlungseingang zugeordnet werden.

Zahlung rückerstatten

Wenn die Zahlung noch nicht zugeordnet wurde, steht die Aktion Zahlung zurückerstatten zur Verfügung. Wenn die Zahlung bereits zu einer Bestellung zugeordnet wurde, muss die Rückerstattung aus der Bestellung durchgeführt werden. Mehr zu Rückerstattungen...

Zahlungseingang ignorieren

Wenn die Zahlung auf einem Eigenkonto eingegangen ist und noch nicht zugeordnet wurde, steht die Aktion Zahlungseingang ignorieren zur Verfügung. Mit dieser Aktion wird der Zahlungseingang ignoriert.

Restbetrag ignorieren

Wenn die Zahlung auf einem Eigenkonto eingegangen ist und ein Teilbetrag noch nicht zugeordnet wurde, steht die Aktion Restbetrag ignorieren zur Verfügung. Mit dieser Aktion wird der Teil des Zahlungseingangs, der noch nicht zu einer Bestellung zugeordnet wurde, ignoriert.

Diesen Auftraggeber immer ignorieren

Mit der Aktion Diesen Auftraggebers immer ignorieren wird der aktuelle Auftraggeber zur Liste der ignorierten Auftraggeber hinzugefügt. Es werden dann keine Gebühren verrechnet. (Wenn die Zahlung bereits zuvor zu einer Bestellung zugeordnet wurde, wurden möglicherweise bereits Gebühren verrechnet. In diesem Fall werden für alle weiteren Zahlungen desselben Auftraggebers keine Gebühren verrechnet.)

Der Bereich steht nicht zur Verfügung, wenn der Auftraggeber bereits zur Liste der ignorierten Auftraggeber hinzugefügt wurde. In diesem Fall wird neben dem Auftraggeber bzw. der IBAN ein entsprechender Hinweis angezeigt.

Um den Auftraggeber von der Liste der ignorierten Zahlungsempfänger zu entfernen, entfernen Sie diesen in der Liste ignorierter Auftraggeber im Menü Einstellungen.

Personenbezogene Daten entfernen

Mit der Aktion Personenbezogene Daten entfernen im Aktionsmenü ≡ können personenbezogene Daten (wie z.B. Name, IBAN) DSGVO-konform gelöscht werden.