In der Detailansicht werden alle Informationen zu einer Bestellung angezeigt. Zusätzlich können je nach Typ und Status der Bestellung verschiedene Aktionen ausgeführt werden.


Bestelldaten

Die Daten der Bestellung, wie Betrag, Name, etc. werden angezeigt.

E-Mail

Die vom Shop übertragene E-Mail Adresse kann bei Bedarf geändert werden, z.B. wenn eine fehlerhafte E-Mail Adresse angegeben wurde.

Fälligkeitsdatum/Rechnungsdatum

Das Datum bezeichnet den Zeitpunkt, ab dem der Versand der Zahlungserinnerungen/Mahnungen berechnet wird. Bei Vorkasse wird dieses als "Fälligkeitsdatum", bei Zahlung auf Rechnung als "Rechnungsdatum" bezeichnet. Das Datum wird vom Shop übertragen (wenn vom Shop unterstützt). Ansonsten ist das Fälligkeitsdatum gleich dem Bestelldatum. Das Fälligkeitsdatum kann manuell angepasst werden: so kann die Zahlungsfrist für einzelne Bestellungen manuell verändert werden. Das veränderte Fälligkeitsdatum wird beim Versand von Zahlungsinformationen/Mahnungen durch Komfortkasse berücksichtigt.

(Das Datum bezeichnet nicht die Fälligkeit laut Zahlungsbedingung oder den Zeitpunkt, an dem eine Rechnung überfällig ist!)

Zahlungsbedingung

Wenn eine Zahlungsbedingung zur Bestellung ermittelt wurde, wird diese hier angezeigt. Beispiel: 14 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto. Zahlungsbedingungen können aus verschiedenen Quellen ermittelt werden:

Rechnungsnummer

Die Rechnungsnummer wird angezeigt, wenn eine Rechnungsnummer im Shop vorhanden ist und zu Komfortkasse übertragen wurde. Wenn eine Rechnung zu der Bestellung übertragen wurde, kann diese mit einem Klick auf die Rechnungsnummer heruntergeladen werden.

Zahlungsstatus

Der aktuelle Status der Bestellung wird angezeigt. Mehr zum Bestellstatus...

Wenn der Kunde nach dem Erhalt einer Zahlungserinnerung angegeben hat, die Zahlung bereits durchgeführt zu haben, wird diese Information angezeigt. Wenn der Kunde auch einen Zahlungsnachweis hochgeladen hat, kann dieser heruntergeladen werden.

Bestellsprache und Lokalisierung

Die Sprache der Bestellung wird direkt vom Shopsystem übertragen oder automatisch ermittelt. Die Bestellsprache wird für den Versand von E-Mails und Briefen an den Kunden verwendet. Die Lokalisierung wird aus der Rechnungsadresse ermittelt und wird z.B. für sprachliche Details (Schweiz) und den korrekten Versand von Zahlscheinen verwendet.

Zahlungserinnerung

In diesem Bereich wird angezeigt, wann die nächste Zahlungserinnerung versendet wird, wann die Bestellung storniert bzw. als überfällig markiert wird und wann diese zum Inkasso übertragen wird (nur wenn die jeweilige Funktion aktiv ist). Bei den Daten handelt es sich jeweils um das frühest mögliche Datum. Aus verschiedenen Gründen kann sich der Versand einer Zahlungserinnerung oder Mahnung um bis zu einige Tage verzögern, z.B. wenn noch Zahlungen bei der Bank ausständig sind oder keine Verbindung zum Shop hergestellt werden konnte.

Inkasso-Status

Wenn die Bestellung zu einem Inkasso-Partner übertragen wurde, wird der aktuelle Inkasso-Status angezeigt. Durch die Aktion Inkasso-Details anzeigen im Aktionsmenü werden weitere Details im Dialog Inkasso-Details angezeigt.


Änderungen

Wenn eine Bestellung geändert werden soll, sollte dies direkt im Shopsystem durchgeführt werden. Komfortkasse erkennt die Änderungen und führt entsprechende Aktionen aus (wenn sich E-Mail Adresse oder Betrag ändern, werden beispielsweise neue Zahlungsinformationen versendet).

Wenn die Bestellung noch offen ist, können einige Attribute der Bestellung auch direkt in Komfortkasse geändert werden. Nach einer solchen Änderung wird die Bestellung nicht mehr mit dem Shopsystem synchronisiert - weitere Änderungen, die direkt im Shopsystem erfolgen, würde Komfortkasse also nicht erkennen.

Folgende Attribute können geändert werden:

  • E-Mail Adresse
  • Betrag (nur wenn keine Fremdwährung mit Umrechnungskurs in der Bestellung verwendet wird)

Die Änderungen sind nur möglich, solange die Bestellung noch offen (im Status Nicht bezahlt oder teilweise bezahlt) ist.


Zahlungserinnerungen

Wenn von Komfortkasse Zahlungserinnerungen/Mahnungen versendet wurden, werden diese hier aufgelistet. Es ist die Mahnstufe sowie die berechnete Mahngebühr ersichtlich. Mit einem Klick auf das jeweilige Symbol können direkt die versendeten E-Mails und/oder Briefe geöffnet werden.


E-Mails

Hier werden alle zu der Bestellung versendeten E-Mails (an Kunde und Händler) aufgelistet. Wenn eine E-Mail nicht zugestellt werden konnte, wird ein Warnsymbol angezeigt. Durch Klick auf den Betreff kann der Inhalt der E-Mail geöffnet werden. (Es werden nur E-Mails angezeigt, die innerhalb der letzten 36 Monate versendet wurden.)

Neben dem Betreff werden folgende Schaltflächen angezeigt:

  • Erneut senden: mit dieser Schaltfläche kann die E-Mail erneut versendet werden.
  • Als Brief versenden: wenn ein Fehler beim Versand der E-Mail aufgetreten ist, kann der Inhalt der E-Mail als Brief an den Kunden versendet werden.
  • Abmelden: der Kunde wird von zukünftigen E-Mails dieser Art abgemeldet (nur verfügbar bei optionalen Benachrichtigungen wie 'Zahlung erhalten', nicht bei verpflichtenden Benachrichtigungen wie z.B. Zahlungsinformationen oder Zahlungserinnerungen).


Briefe

Hier werden alle zu der Bestellung versendeten Briefe angezeigt. Durch Klick auf den Betreff kann der Brief angezeigt werden. Neben dem Betreff wird eine Schaltfläche angezeigt, mit der der Versand storniert werden kann (nur verfügbar, solange der Brief noch nicht versandt wurde).


Aktionen

Je nach Typ und Status der Bestellung stehen im Aktionsmenü ≡ verschiedene Aktionen zur Verfügung:


Daten neu auslesen

Die Daten der Bestellung werden neu aus dem Shopsystem ausgelesen.


Rechnung per Brief versenden

Wenn zu der Bestellung eine Rechnung im PDF-Format vom Shopsystem übertragen wurde, kann diese per Brief an den Kunden versendet werden.


Zahlungsinformationen erneut senden

Die Zahlungsinformationen werden dem Kunden erneut per E-Mail gesendet.


Überweisungsträger/Zahlschein/Einzahlungsschein per Brief versenden

Ein Überweisungsträger/Zahlschein/Einzahlungsschein (länderabhängig) wird per Brief an den Kunden versendet.


Rückzahlung veranlassen

Zu der Bestellung wird eine Rückzahlung an den Kunden eingeleitet. Im nächsten Schritt kann der Betrag, Zahlungsempfänger, Bankverbindung, etc. angegeben werden.


An Inkasso übergeben

Die Bestellung kann manuell an das Inkassoinstitut übergeben werden.


Als bezahlt markieren

Die Bestellung kann manuell als bezahlt markiert werden.


Bestellung stornieren / als überfällig markieren

Die Bestellung kann manuell storniert (Vorkasse) bzw. als überfällig markiert (Rechnung, Nachnahme) werden.


Zahlungserinnerungen deaktivieren

Wenn für die Bestellung keine weiteren Zahlungserinnerungen versendet werden sollen, können diese deaktiviert werden (Mahnsperre).


Zahlungserinnerung manuell senden

Es wird eine Zahlungserinnerung/Mahnung per E-Mail gesendet. Zusätzlich kann die Zahlungserinnerung/Mahnung auch per Brief versendet werden. Die Mahnstufe der Bestellung wird erhöht.


Mahnlauf ausführen

Der Mahnlauf wird automatisch einmal pro Tag ausgeführt. Zusätzlich kann der Mahnlauf manuell ausgeführt werden. Falls keine Zahlungserinnerung/Mahnung ansteht, wird keine Aktion durchgeführt.


Zusätzliche Zahlungsinformationen

Es können zusätzliche Zahlungsinformationen zur Bestellung hinterlegt werden. Diese Informationen werden für die automatische Zuordnung von Zahlungen verwendet. Daher ist es nur sinnvoll, zusätzliche Zahlungsinformationen zu hinterlegen, wenn die Zahlung zur Bestellung noch nicht (vollständig) eingegangen ist.

  • Zusätzlicher Name
    Ein zusätzlicher Name kann hinzugefügt werden, wenn der Kunde angibt, dass eine andere Person oder Firma die Zahlung durchführt.
  • Zusätzliche Nummer
    Es kann eine zusätzliche Nummer, z.B. eine Auftragsnummer, Projektnummer, oder eine Nummer des Kunden hinterlegt werden. Es kann z.B. auch eine Ticketnummer aus einem Ticketsystem oder, bei aktiver Betreibung, ein Aktenzeichen eines Rechtsanwalts/Inkassobüros hinterlegt werden.


Personenbezogene Daten entfernen

Mit dieser Aktion können personenbezogene Daten (wie z.B. Name, E-Mail-Adresse) DSGVO-konform gelöscht werden.